Hoe zit het met stagiair(e)s op de payroll en stagevergoeding?
In september begint het nieuwe schooljaar weer, dus rond juni/juli gaan stagiair(e)s op zoek naar hun ideale stageplek. Denk je erover na om stagiair(e)s aan te nemen? Dan raden wij je aan om je in de regels rondom het aannemen van stagiair(e)s en het uitbetalen van de stagevergoeding te verdiepen. In deze blog lees je meer over wat er bij het aannemen van een stagiair komt kijken, welke belastingen je over de stagevergoeding dient te betalen en op welke manier de stagiair verzekerd is.
Wat is de definitie van een stagiair?
De stagiair is een persoon die via een opleiding stage loopt bij een bepaald bedrijf, stichting of fonds. Stage lopen houdt in dat de leerling of student het praktijkgedeelte van de opleiding bij een externe partij volbrengt. Dit praktijkgedeelte kan een aantal weken, tot een paar maanden, maar maximaal een jaar duren. Een stagiair wordt vaak niet als werknemer gezien. Het is ook niet verplicht om een stagiair een stagevergoeding te betalen. Dit kan de school of de instelling waar stage wordt gelopen zelf bepalen. De stagevergoeding kan marktconform of niet-marktconform zijn. De vergoeding kan enkel een reiskostenvergoeding zijn, maar kan ook een betaling van 50% van het reguliere uurloon zijn.
Wat zijn de voordelen van een stagiair voor je onderneming?
Kies je ervoor om een stagiair in te zetten? Dan haal je iemand met de meest recente en specialistische vakkennis in huis. Vaak zijn stagiair(e)s erg leergierig en enthousiast, ze willen namelijk aan je laten zien wat zij waard zijn. Doordat stagiair(e)s vaak jong zijn, leren ze snel en gaat er weinig inwerktijd aan hen verloren. De stagiair kan een frisse blik op je bedrijfsprocessen werpen. Hierdoor kun je tot nieuwe inzichten komen en je bedrijfsvoering wellicht moderniseren. Sommige stagiair(e)s moeten een scriptie te schrijven of een onderzoek te doen. Zij zouden bijvoorbeeld een marketingplan of een automatiseringsplan kunnen schrijven. Je zou ook kunnen denken aan het afnemen van een klanttevredenheidsonderzoek.
Zoals je ziet, heeft de stagiair je veel te bieden. De stagiair(e)s willen graag een kans om je bedrijf beter te leren kennen, ervaring op te doen en alles wat zij geleerd hebben in de praktijk kunnen brengen. Stagiair(e)s zijn goedkoop, aangezien zij hooguit een stagevergoeding ontvangen. Wanneer je vaker stagiair(e)s aanneemt, groeit je naamsbekendheid bij scholen en opleidingsinstituten. De beste stagiair(e)s die je ontmoet, kunnen uitgroeien tot je beste toekomstige werknemers.
Welke belastingen dienen over de stagevergoeding afgedragen te worden?
De marktconforme stagevergoeding bestaat uit het minimum jeugd- of cao-loon. Wanneer hier sprake van is, dient de stagiair een reguliere dienstbetrekking te krijgen. Alle belastingregels die voor je overige werknemers gelden, gelden dan ook voor de stagiair. Vaak ontvangt de stagiair echter geen marktconforme stagevergoeding. Op dat moment geldt er voor hen geen reguliere dienstbetrekking, maar een fictieve dienstbetrekking.
Ontvangt je stagiair een niet-marktconforme stagevergoeding? Houd dan rekening met het volgende:
– De ZW moet op ‘ja’ staan, aangezien de stagiair alleen verzekerd is voor de ZW;
– Verzekeringsindicaties voor de WAO/WIA en de WW moeten op ‘nee’ staan;
– Je dient €0,- in te vullen aan premieloon, aangezien hier geen sprake van is;
– De stagevergoeding is altijd loon voor de loonbelasting, volksverzekeringen én loon voor werkgeversverzekeringen (SV-loon);
– Er gelden geen premies voor werknemersverzekeringen;
– Vul altijd een sectorcode in;
– De werkgeversheffing Zvw is van kracht.
Hoe zit het met de verlofuren en de opbouw van vakantiegeld voor een stagiair?
De stagiair heeft geen recht op vakantiegeld en verlofuren. Hier hoef je dus ook niets mee te doen gedurende de stageperiode. Een stagevergoeding uitkeren is niet verplicht. Doe je dit wel? Dan mag je de hoogte zelf bepalen of wordt de hoogte van de stagevergoeding bepaald door het niveau van de stagiair en de branche waarin stage wordt gelopen.
Is de stagiair verzekerd?
Soms! Volgens de socialezekerheidswetgeving is een stagiair geen werknemer. Het ligt eraan of de stagiair een marktconforme of niet-marktconforme stagevergoeding ontvangt. Ontvangt de stagiair een beloning die marktconform is? Dan is de stagiair verzekerd voor de Wajong en Ziektewet. Als werkgever hoef je daar geen premies voor te betalen. Je hebt de keus om Eigenrisicodrager (ERD) te worden. Je draagt het financiële risico geheel of gedeeltelijk zelf. Op dat moment zou je ook voor een particuliere verzekeraar kunnen kiezen in plaats van voor het UWV .
Wil je de stagiair na de stageperiode in dienst nemen?
Het is belangrijk dat je rekening houdt met het inhaaleffect voor de premies werknemersverzekeringen. Neem je de stagiair namelijk nog hetzelfde jaar als de stageperiode in dienst? Dan dien je de premies alsnog te betalen. Het loon dat de stagiair als stagevergoeding heeft ontvangen, zal door voortschrijdend cumulatief rekenen (vcr) tot de gehele berekening voor de premies berekend worden. Als werkgever dien je dan alsnog premies zoals de ZW, WIA, WW of WAO over al het uitbetaalde loon voor de stagiair te betalen.
Op welke manier kun je de administratie rondom het inzetten van stagiair(e)s uitbesteden?
Zoals je merkt, komt er nogal het één en ander op administratief gebied kijken bij het inschakelen van een stagiair. Er dient een stageovereenkomst opgesteld te worden, de hoogte van de eventuele stagevergoeding dient bepaalt te worden en de stagiair dient die vergoeding dan ook uitgekeerd te krijgen. Wil je al deze administratieve taken uitbesteden? Kies er dan voor om de stagiair bij Payingit op de payroll te zetten. Wij nemen alle administratieve taken rondom het inschakelen van de stagiair van je over. Dit scheelt je tijd en moeite. Daarnaast betalen wij de eventuele stagevergoeding maandelijks aan de stagiair uit. Heeft de stagiair vragen over de stageovereenkomst, stagevergoeding of de uitbetaling ervan? Dan kan hij/zij bij ons terecht.
