Je algemene voorwaarden juist overhandigen, hoe doe je dat?
Je denkt als ondernemer je zaakjes goed voor elkaar te hebben. Je hanteert tenslotte je eigen algemene voorwaarden. Toch zie ik het in de praktijk vaak verkeerd gaan. Want als het er op aankomt wordt er getoetst of je die algemene voorwaarden ook daadwerkelijk, zoals dat in de juridische wereld heet, “ter hand hebt gesteld”. Wat als je dit niet correct hebt gedaan? Dan kun je een beroep doen op je eigen algemene voorwaarden wel vergeten. Denk bijvoorbeeld aan de beperking van aansprakelijkheid. Hoe dat precies zit en hoe je ervoor zorgt dat je dit wel kunt doen, leg ik uit in deze blog.
De informatieplicht voor ondernemers
Op de partij die de algemene voorwaarden hanteert, in de wet heel handig aangeduid als de ‘gebruiker’, rust een informatieplicht. Dit houdt in dat je de wederpartij – degene met wie jij zaken doet – een redelijke mogelijkheid hebt geboden om kennis te nemen van jouw voorwaarden.
So far, so good zou je denken. In de wet is vervolgens bepaald dat je hieraan hebt voldaan als je de algemene voorwaarden –onder meer- voor of bij het sluiten van de overeenkomst overhandigt hebt. Dat klinkt simpel. Gewoon overhandigen dan toch? Maar dat is niet zo praktisch anno 2016. Zeker niet als je alleen online diensten of producten aanbiedt. Loopt de wet hopeloos achter of kun je op een andere manier toch voldoen aan de informatieplicht?
Manieren om deze plicht na te komen
Voor ondernemers zijn er verschillende manieren om te voldoen aan de informatieplicht. Bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst fysiek te overhandigen. Maar gelukkig heeft de wetgever ook gedacht aan situaties waarbij het praktisch niet mogelijk is om dit fysiek te doen. Denk aan de passagier die een kaartje in de bus of tram koopt. In zo’n geval kun je er mee volstaan door aan de wederpartij mede te delen dat de voorwaarden ter inzage liggen bij:
- Je eigen kantoor/bedrijf;
- De Kamer van Koophandel;
- De griffie van een gerecht, onder de voorwaarde dat je de algemene voorwaarden op eerste verzoek (dus zonder vertraging) kosteloos toestuurt.
Kijk maar eens op een tram of buskaartje. Een verwijzing naar de toepasselijke algemene voorwaarden en waar deze te vinden zijn, moet er op staan. Het uitgangspunt is dat de wederpartij een leesbaar stuk met de voorwaarden in handen kan krijgen dat bewaard kan worden.
Het digitale tijdperk
Tegenwoordig worden overeenkomsten veel online gesloten. De wetgever heeft hierin voorzien en de situatie van de fysieke overhandiging nagebootst. Om de algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn op een overeenkomst die online tot stand komt, moet de ondernemer ervoor zorgen dat het voor de wederpartij mogelijk is om de algemene voorwaarden op te slaan en op een later tijdstip eenvoudig te raadplegen. Uit de rechtspraak volgt dat het enkel plaatsen van algemene voorwaarden op een website niet voldoende is. Een enkele opmerking dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, zonder dat je deze kunt openen en opslaan via bijvoorbeeld een hyperlink of een pdf-bestand, is ook onvoldoende.
Neem het zekere voor het onzekere
De rechtspraak is helaas niet eenduidig en ook grote partijen doen het meer dan eens onbedoeld verkeerd. Neem het zekere voor het onzekere en stuur bij ‘gewone’ schriftelijke overeenkomsten de algemene voorwaarden altijd mee bij de offerte en vermeld in je offerte dat de meegezonden voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Meezenden van de algemene voorwaarden bij de eerste factuur is dus te laat! Bij elektronische overeenkomsten doe je er goed aan de algemene voorwaarden voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst via een hyperlink aan te bieden. Zodanig dat de wederpartij deze direct kan lezen en opslaan.
Mijn advies?
Net als de samenleving is de wet en de rechtspraak op dit punt voortdurend in beweging. Overweeg je om je algemene voorwaarden via de elektronische weg op je overeenkomst van toepassing te laten verklaren? Laat je dan altijd juridisch adviseren over de beste manier voor jouw product of dienst.
