Uw personeel inplannen met Excel? Ik raad het af
Personeel inplannen met Excel, ik raad het iedereen af. Het maken van een rooster kan namelijk veel efficiënter en effectiever. Aan de hand van 7 redenen leg ik je uit waarom Excel ongeschikt is voor het maken van een goede personeelsplanning.
#1 Help! Er vindt een wijziging plaats in het rooster
Een wijziging in het rooster? Met personeel in dienst is het niet gek dat dit gebeurt. Het probleem met Excel is dat deze aanpassingen niet automatisch doorgevoerd worden. Resultaat: je moet zelf alle wijzigingen rondom planning en urenregistratie verwerken. De kans op fouten is op deze manier veel groter. Daarbij, je besteedt je tijd vast liever op een andere manier!
#2 Wie gaat de planning communiceren?
De veranderingen in het rooster moet je ook doorgeven aan je medewerkers. Het goedkeuren van vakantiedagen, het ruilen van diensten, eerder of later moeten beginnen of een dienst die vervalt. Elke keer een nieuw rooster sturen via Excel is een optie. Maar of jouw medewerkers de wijzigingen nog zien en op de juiste dag en tijd arriveren…
#3 Afwezigheid? Daar heb ik een apart lijstje voor
De beschikbaarheid van je personeel kan nogal verschillen. Studie, verjaardagen, vakanties, iedereen is wel eens niet inzetbaar. Excel kan niet voor jou aantonen wanneer je medewerkers kunnen werken of juist niet. Hoe handig zou het zijn als hun beschikbaarheid meteen verschijnt wanneer jij het rooster gaat maken?
#4 Een weekje vakantie please!
Er zijn verschillende situaties waarin medewerkers graag een dag of een week vrij willen. Hoe ga je dit automatisch en overzichtelijk verzamelen in Excel? En wat als jouw personeel juist extra dagen kan werken? De verzoekjes komen binnen via mail, op de vloer of via de telefoon. Houd al deze vragen maar eens netjes bij.
#5 Baas, mijn uren kloppen niet
Het kan natuurlijk voorkomen dat je personeel tot 17:00 is ingeroosterd, maar dat zij door drukte een uurtje langer doorwerken. Hoe laat je jouw medewerkers deze uren registeren en doorgeven? Handmatig in Excel of op papier? Dit is foutgevoelig en daardoor tijdrovend. En wat denk je van de kosten die de eventuele correcties met zich meebrengen? Excel kan wel controleren of het geplande rooster hetzelfde is als het gewerkte rooster, maar hier moet je complexe makro’s voor toevoegen die de snelheid niet bevorderen. Terwijl dit juist belangrijke informatie is om te kunnen besparen op personeelskosten!
#6 Gewerkte uren x uurloon = ?
Al je medewerkers dienen elke maand betaald te krijgen. Hou je in Excel de gewerkte uren bij? Dan betekent dit dat je handmatig moet uitrekenen hoeveel uren dit zijn. Je moet de ingevulde uren goed bekijken en vergeet niet de overuren en lunchpauzes. Vervolgens moeten de uren doorgestuurd worden naar je loonadministrateur. Met een planning tool kan dit geautomatiseerd.
#7 Gelukkig personeel = gelukkige werkgever
Misschien wel het belangrijkste van het werken met een efficiënte planning tool, is dat je personeel hier ook een stuk gelukkiger van wordt. In Excel kan je personeel geen verlof en uitloop registeren, onderling diensten ruilen en beschikbaarheid doorgeven. Deze voordelen biedt een goede planning tool wel.
Door te werken met een online planning tool kan je personeel altijd en overal zijn/ haar rooster inzien, makkelijk wijzigingen doorgeven en hoeven zij niet apart uren aan te leveren.
