Vijf tips voor een kostenbesparende personeelsplanning
Denk je eindelijk een strak rooster te hebben gemaakt, loop je achteraf toch tegen te hoge personeelskosten aan. Oeps. Ga dat maar eens verantwoorden bij je baas. Een kostenbesparende personeelsplanning maken is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar hoe maak je wel dat optimale rooster? Aan de hand van vijf tips leg ik uit hoe je bespaart op je personeelsplanning.
Beperk reiskosten door je personeel effectief in te zetten
Een belangrijke factor voor het plannen van medewerkers zijn reiskosten. Wil je een schoonmaker uit Groningen inzetten in Amsterdam, dan kan het zijn dat je een paar honderd euro kwijt bent aan reiskosten. Stuur op je reiskosten door medewerkers dicht bij hun huis te plaatsen.
Vind de juiste balans tussen ervaren en onervaren werknemers
Combineer bij het inplannen je ervaren en onervaren krachten. Met deze samenstelling kunnen de geroutineerde werknemers kennis overbrengen op de minder bedreven werknemers. Daarbij zijn ervaren krachten vaak duurder dan onervaren krachten. Rooster daarom op een rustig moment zoveel mogelijk onervaren krachten in en op een druk moment zoveel mogelijk ervaren krachten. Waarom? Omdat er op de drukke momenten meer ervaring vereist is.
Er zijn CAO’s waar toeslagen van toepassing zijn, bijvoorbeeld een weekendtoeslag. Je betaalt dan in het weekend meer loon aan een medewerker. Hier speel je op in door een onervaren en dus goedkopere medewerker in het weekend te plaatsen.
Exacte kostprijsfactor uitrekenen
Een veelgemaakte fout in personeelsplanningen: niet weten wat de exacte kostprijsfactor van een medewerker is. Daar horen factoren als ziekte, vakantiedagen en toeslagen bij. Als planner moet je goed weten wat het überhaupt kost om een werknemer in te plannen. Anders loop je het risico kosten over het hoofd te zien. De exacte kostprijsfactor reken je uit door alle componenten terug te rekenen naar een prijs per gewerkt uur. Daarbij dient ook rekening te worden gehouden met flexibele looncomponenten, bijvoorbeeld reiskosten of overuren.
Decentrale planning
Sommige bedrijven maken gebruik van een decentrale planning. Medewerkers maken dan op locatie hun eigen planning tijdens werkuren. Dit is effectief omgaan met de beschikbare tijd omdat die medewerkers tijdens werkuren zowel omzet als een eigen planning maken. Vaak wordt de planning naderhand teruggekoppeld aan een centrale planner zodat er akkoord kan worden gegeven op elementen zoals overwerk en vakanties.
Employee Self Service
Bij employee self service (ESS) kunnen medewerkers op elk moment online toegang krijgen tot hun eigen gegevens en deze registreren, inzien en wijzigen. Of dit nu vanaf de werkplek is, thuis of een externe locatie. Met een ESS-module kunnen werknemers onder andere hun geplande roosters inzien, vrij vragen, afwezigheden bekijken en ziek meldingen doorgeven. Deze omgeving is direct gekoppeld aan de personeels- en salarisadministratie van jouw bedrijf. Het voordeel van ESS is dat je als personeelsplanner veel vragen, telefoontjes en formulieren van je werknemers bespaart.
In een notendop
Mijn vijf tips voor een kostenbesparende personeelsplanning zijn dus:
- Minimaliseer de reiskosten van je medewerkers;
- Vind de juiste balans tussen ervaren en onervaren;
- Breng de exacte kostprijsfactor in kaart;
- Maak een decentrale planning;
- Maak gebruik van de Employee Self Service.
