Waarom jij je salarisadministratie zou moeten uitbesteden
Wil jij jouw onderneming laten groeien dan zou je wel eens kunnen overwegen om medewerkers aan te nemen. Wanneer je met personeel samenwerkt, kun je de onderneming makkelijker en sneller laten groeien. Wanneer je werknemers hebt aangenomen, begint het avontuur pas. Je bent vanaf dat moment namelijk verplicht om een salarisadministratie bij te houden voor jezelf, het personeel en de Belastingdienst. Mocht dit de eerste keer zijn dat je werkt met personeel, dan kan er een hoop op je af komen.
De salarisadministratie bijhouden kost veel tijd en moeite, waardoor veel ondernemers er tegenwoordig voor kiezen om hun salarisadministratie uit te besteden. Wanneer je de salarisadministratie uitbesteed aan een ervaren en professionele partij, zitten daar een aantal voordelen aan verbonden. In deze blog lees je wat salarisadministratie precies inhoudt, waarom je verplicht bent om dit bij te houden, wat de reden voor een uitbestede salarisadministratie kan zijn en welke voordelen een samenwerking met Payingit je kan opleveren.
Wat houdt salarisadministratie precies in?
Salarisadministratie heeft alles met het uitbetalen van je werknemers te maken. De belastingdienst verwacht dat je afdrachten doet en de desbetreffende personeelskosten bijhoudt in de administratie. Op het moment dat je personeel in dienst hebt, dien je het personeelslid te betalen voor de arbeid die hij/zij voor je verricht. Dit is het loon van de medewerker dat je maandelijks, 4-wekelijks of wekelijks uitbetaald. Hierbij is het van belang dat de medewerker een correcte loonstrook ontvangt waarbij rekening gehouden wordt met o.a. uurloon, leeftijd, pensioenregeling en loonheffingskorting. Dit laatste dien jij als ondernemer aan de belastingdienst af te dragen.
Wat is de meerwaarde van een complete salarisadministratie?
Wanneer je salarisadministratie correct wordt bijgehouden, zorg je ervoor dat je onderneming niet in de problemen komt met de Belastingdienst. Het is belangrijk dat het salaris van je werknemers correct en tijdig wordt uitbetaald. Om de salarissen correct te kunnen berekenen, dient de salarisadministratie op orde te zijn. Een goede salarisadministratie zorgt voor de waardering van je werknemers en wanneer je werknemers tevreden is met de uitbetalingen, kun jij je onderneming zonder problemen blijven draaien.
Hoe lang dien je de salarisadministratie te bewaren?
Ga je met pensioen en stop je met je onderneming, is je onderneming failliet verklaard of wil je de salarisadministratie van de afgelopen jaren eens opruimen? Dan is het goed om te weten dat je de (salaris)administratie als ondernemer 7 jaar dient te bewaren. Je dient in ieder geval voor alle medewerkers in de afgelopen 7 jaar de loonstroken, loonstaat en jaaropgaven te bewaren. Het is belangrijk dat je tijdens het bewaren van de loonadministratie altijd rekening houdt met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet beschermt de persoonsgegevens en dus de privacy van alle (ex)werknemers. Wanneer je deze wet niet naleeft kun je een flinke boete verwachten.
Waarom besteden steeds meer ondernemers de salarisadministratie uit?
Zoals je hebt kunnen lezen komt er ontzettend veel kijken bij je salarisadministratie. Als ondernemer zijnde ben je wellicht begonnen met je bedrijf omdat je het ondernemen zo geweldig vindt. De extra werkzaamheden die komen kijken bij het in dienst nemen van medewerkers zijn dan niet altijd een welkome verrassing. Gelukkig kun je er als ondernemer voor kiezen om je salarisadministratie aan een professionele partij, zoals Payingit, uit te besteden. Wij zijn een ervaren partner op dit gebied en houden je altijd op de hoogte van wijzigingen binnen wet- en regelgeving. Bij ons zijn jouw werknemers in goede handen en creëer je voor jezelf meer tijd om je te richten op de groei van je onderneming.
Wat is het verschil tussen salarisadministratie uitbesteden of kiezen voor uitbesteed werkgeverschap?
Naast salarisadministratie heb je als ondernemer met werknemers in dienst ook nog de mogelijkheid voor uitbesteed werkgeverschap. Je kiest hierbij tussen payroll of uitzenden. Dit lijkt op salarisadministratie, maar er zijn toch grote verschillen tussen beide te vinden. Op het moment dat jij je salarisadministratie aan Payingit uitbesteed, staan je werknemers bij jou op de loonlijst en hebben ze een arbeidscontract bij jouw onderneming. Wanneer je voor uitbesteed werkgeverschap kiest, wordt zowel de uitbetaling van je personeel, als alle administratie rondom de personeelsleden naar Payingit overgeheveld. Dit betekent dat we een groot deel van de werkgeversrisico’s van je overnemen, al je personeels- en salarisadministratie doen en de veranderingen in wet- en regelgeving voor je in de gaten houden.
Wanneer je voor uitbesteed werkgeverschap kiest, wordt Payingit de juridisch werkgever van je werknemers. Op dat moment geef je dus de juridische kant van het werkgeverschap door aan een gespecialiseerde partij. Jij blijft wel altijd verantwoordelijk voor de leiding en het toezicht op de werkvloer, je verzorgt het werkrooster en geeft aan Payingit door wat het bruto uurloon voor je medewerkers is. Voor uitbesteed werkgeverschap betaal je gemiddeld meer, maar je kan op dat moment ook meer verantwoordelijkheden en administratieve taken uit handen geven.
Welke gegevens mogen op geen enkele loonstrook ontbreken?
Mocht je je salarisadministratie toch zelf willen regelen, neem dan de volgende richtlijnen in acht. Voor het bijhouden van een correcte salarisadministratie is het belangrijk dat de informatie op de loonstroken voor de werknemers klopt. Een loonstrook moet op een bepaalde manier worden opgebouwd en onderstaande gegevens mogen in geen enkel geval ontbreken:
– Het brutoloon.
– Een specificatie waaruit het brutoloon is opgebouwd, dus het basisloon, mogelijke toeslagen, premies, vergoedingen en nog veel meer.
– De inhoudingen op het loon, wederom gespecificeerd per categorie zoals inhoudingen voor de pensioenpremie, werknemersbijdragen (bijvoorbeeld voor privégebruik van de zakelijke auto of lunch), loonbelasting en premies voor de volksverzekeringen, zorgverzekeringswet en eventuele loonbeslagen.
– De opbouw van het vakantiegeld voor de werknemer.
– Het aantal uur dat er gewerkt is door de werknemer.
– Het loontijdvak.
– Het wettelijk minimum (jeugd)loon, dat voor de werknemer wordt gehanteerd.
– Namen van de werkgever en de werknemer en adresgegevens. Is er sprake van een loonbeslag? Dan moet de naam van de uitkeringsgerechtigde erop komen te staan.
– Of de loonstrook als jaaropgaaf kan worden gezien, dan moeten de verplichte gegevens voor een jaaropgave er ook op vermeld staan.
Per 1 januari 2020 is het ook verplicht om op de loonstrook te vermelden of de werknemer een vast dienstverband of een contract met een bepaalde tijd heeft. Er moet ook op de loonstrook verklaard worden dat de werknemer over het arbeidscontract beschikt.
Heb je vragen over jouw salarisadministratie of ben je benieuwd naar de andere diensten van Payingit, kijk dan vooral verder op de website.
